Requisitos de la SIC para la actualización de bases de datos

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia ha dictaminado que cada empresa, tanto del ámbito público como privado, que procese información personal y tenga activos superiores a las 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), lo que equivale a cerca de 4.979,9 millones de pesos, debe llevar a cabo una actualización anual de la información contenida en sus bases de datos dentro del Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD). Este procedimiento busca asegurar la protección y la correcta gestión de la información personal en todo el territorio nacional.

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia ha establecido que todas las empresas, tanto del sector público como privado, que manejen información personal y cuyos activos superen las 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), equivalentes a aproximadamente 4.979,9 millones de pesos, deben actualizar anualmente la información de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD). Este proceso tiene como objetivo garantizar la protección y el manejo adecuado de la información personal en el país.

La ventana para realizar la actualización anual del RNBD se abre el 2 de enero y concluye el 31 de marzo de cada año. En este periodo, las empresas están obligadas a visitar el sitio web de la SIC, entrar al RNBD y completar la información necesaria respecto a cada base de datos que almacene información personal. Es crucial que las compañías conserven registros completos y actualizados de dichas bases de datos, revisen con regularidad su Política de Tratamiento de Datos Personales y fortalezcan las medidas de seguridad para salvaguardar la información almacenada.

Responsabilidades Adicionales

Junto con la actualización anual, las empresas tienen el deber de:

• Informe de Incidentes de Seguridad: Si ocurren vulneraciones de datos personales, es necesario notificar a la SIC dentro de los 15 días hábiles posteriores al incidente, lo que ayuda a proteger a la empresa de posibles consecuencias legales.
• Designación de un Encargado de Protección de Datos Personales: Aunque no es un requerimiento legal, la SIC sugiere que las empresas nombren e inscriban en el RNBD a una persona o departamento encargado de gestionar los reclamos y solicitudes de los titulares de los datos.

Repercusiones del Incumplimiento

No registrar o actualizar correctamente las bases de datos en el RNBD puede resultar en sanciones considerables, tales como multas de hasta 2.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes y la suspensión de las actividades de tratamiento de datos hasta por seis meses. La SIC ha mostrado firmeza en la imposición de estas normas, aplicando sanciones a empresas que incumplen estas responsabilidades.

El no registrar o actualizar debidamente las bases de datos ante el RNBD puede acarrear sanciones significativas, que incluyen multas de hasta 2.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes y la suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento de datos hasta por seis meses. La SIC ha demostrado su compromiso en hacer cumplir estas regulaciones, imponiendo sanciones a empresas que no cumplen con estas obligaciones.

Para prevenir sanciones y asegurar el acatamiento de la normativa, se aconseja a las empresas:

Para evitar sanciones y garantizar el cumplimiento de la normativa, se recomienda a las empresas:

• Inscribir y Actualizar Oportunamente: Registrar y mantener actualizada la información de las bases de datos en el RNBD dentro de los plazos establecidos.
• Designar un Oficial de Protección de Datos: Nombrar e inscribir a una persona o área encargada de gestionar los temas relacionados con datos personales.
• Reportar Incidentes de Seguridad: Informar oportunamente a la SIC sobre cualquier incidente que comprometa la seguridad de la información.
• Implementar Medidas de Seguridad: Adoptar medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger la información personal contra accesos no autorizados, pérdidas o alteraciones.

Cumplir con estas obligaciones no solo evita sanciones, sino que también refuerza la confianza de clientes y usuarios, demostrando el compromiso de la empresa con la protección de datos personales y la transparencia en su manejo.